Kịch bản minh họa dựa trên các trường hợp sử dụng thực tế.
Bối cảnh
Doanh nghiệp có hội sở tại Nhật Bản và văn phòng vận hành tại Việt Nam. Đội ngũ nhân sự gồm cả người Nhật và người Việt, đòi hỏi toàn bộ tài liệu nội bộ — từ nội quy công ty, mô tả công việc, biểu mẫu đánh giá đến báo cáo hoạt động định kỳ — phải tồn tại ở cả hai ngôn ngữ.
Mỗi khi có thay đổi chính sách, bộ phận hành chính phải mất nhiều ngày để dịch và kiểm tra lại toàn bộ bộ tài liệu. Chi phí thuê dịch thuật ngoài cao, trong khi turnaround time chậm.
Những loại tài liệu được xử lý thường xuyên
- Nội quy công ty: Word, nhiều trang, cập nhật định kỳ.
- Mô tả công việc (JD): Word, cập nhật theo đợt tuyển dụng.
- Biểu mẫu đánh giá nhân viên: Excel, dùng đồng thời cho cả hai khối nhân sự.
- Báo cáo hoạt động định kỳ: Excel, gửi lên hội sở Nhật hàng tháng.
- Thông báo nội bộ: Word ngắn, cần dịch nhanh để gửi toàn bộ nhân viên.
Cách ExTrans được ứng dụng
Bộ phận hành chính thiết lập quy trình chuẩn: mọi tài liệu được soạn bằng ngôn ngữ "gốc" (tiếng Nhật cho văn bản từ hội sở, tiếng Việt cho văn bản phát hành tại VN), sau đó dịch qua ExTrans để có bản ngôn ngữ còn lại.
Điểm mạnh với tài liệu hành chính
- Bảng đánh giá Excel: tất cả ô tiêu chí, thang điểm, chú thích đều được dịch chính xác — không bị vỡ format.
- Văn bản Word dài: heading cấp 1–3, danh sách đánh số, bảng điều khoản được giữ nguyên cấu trúc.
- Thông báo ngắn: dịch nhanh, gửi ngay cho toàn nhân viên trong cùng ngày.
Lợi ích điển hình
- Thời gian xử lý tài liệu nội bộ giảm rõ rệt.
- Nhân viên Nhật và Việt đọc cùng một nội dung, hạn chế hiểu lầm về chính sách.
- Chi phí biên dịch ngoài giảm đáng kể.
- Bộ phận hành chính chủ động hơn, không còn phụ thuộc vào tiến độ của đơn vị dịch thuật bên ngoài.
"Mỗi khi cập nhật nội quy, trước đây chúng tôi phải đợi nhiều ngày mới có bản tiếng Nhật gửi cho expat. Bây giờ upload xong là có ngay trong buổi sáng, kịp thông báo trong ngày."
