Kịch bản minh họa dựa trên các trường hợp sử dụng thực tế.
Bối cảnh
Doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực nhập khẩu và phân phối hàng tiêu dùng từ Nhật Bản. Hàng tháng, bộ phận kinh doanh và pháp lý phải xử lý hàng chục hợp đồng, invoice, phiếu đặt hàng và biên bản giao nhận — tất cả đều có song ngữ Nhật–Việt.
Vấn đề thường gặp: tên sản phẩm tiếng Nhật được dịch không nhất quán giữa các phòng ban, dẫn đến sai lệch trong kế toán và tranh chấp nhỏ với đối tác.
Vấn đề cụ thể
- Mỗi nhân viên dịch theo cách riêng, không có bộ thuật ngữ chuẩn.
- Invoice tiếng Nhật định dạng phức tạp: nhiều cột, gộp ô, ký hiệu đặc biệt — các công cụ dịch thông thường thường trả về kết quả mất định dạng.
- Hợp đồng Word nhiều trang cần format lại toàn bộ sau khi dịch bằng công cụ không hỗ trợ file.
Cách ExTrans được áp dụng
ExTrans được áp dụng vào quy trình xử lý 2 loại tài liệu chính:
Invoice & báo giá (Excel)
Tất cả invoice nhận từ đối tác Nhật được upload lên ExTrans. Kết quả trả về là file Excel y hệt bản gốc về bố cục, chỉ khác phần text đã được dịch sang tiếng Việt. Bộ phận kế toán có thể sử dụng trực tiếp mà không cần format lại.
Hợp đồng & biên bản (Word)
Hợp đồng mẫu tiếng Nhật được dịch sang tiếng Việt qua ExTrans. Heading, bảng, đánh số điều khoản và định dạng chữ đều được giữ nguyên — nhân viên pháp lý chỉ cần review nội dung, không phải format lại từ đầu.
Lợi ích điển hình
- Thuật ngữ nhất quán: mỗi sản phẩm chỉ có một cách gọi thống nhất trong toàn bộ hệ thống chứng từ.
- Thời gian xử lý hợp đồng giảm rõ rệt so với dịch thủ công.
- Hạn chế sai sót trong kế toán do nhầm tên hàng hóa.
- Đối tác Nhật Bản đánh giá cao mức độ chuyên nghiệp trong chứng từ giao dịch.
"Trước đây mỗi lần có hợp đồng mới từ Nhật là cả phòng kinh doanh phải ngồi dịch cùng nhau. Giờ chỉ cần upload, một lúc sau lấy về dùng luôn. Quan trọng là bố cục giữ nguyên, không mất công format lại."
