Kịch bản minh họa dựa trên các trường hợp sử dụng thực tế.
Bối cảnh
Doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực sản xuất linh kiện điện tử, hợp tác với nhiều đối tác Nhật Bản. Hàng tuần, bộ phận kỹ thuật và mua hàng phải xử lý hàng chục file Excel chứa danh sách vật tư (BOM), báo giá từ nhà cung cấp và tài liệu hướng dẫn vận hành — tất cả đều bằng tiếng Nhật.
Quy trình dịch thủ công chiếm nhiều giờ làm việc mỗi ngày của nhân viên kỹ thuật, chưa kể rủi ro sai thuật ngữ kỹ thuật khi dùng các công cụ dịch thông thường không hỗ trợ định dạng file.
Thách thức cụ thể
- BOM thường có hàng trăm đến hàng nghìn dòng, nhiều sheet, công thức tính giá phức tạp.
- Thuật ngữ kỹ thuật đặc thù: mã linh kiện, thông số kỹ thuật, tên quy trình — dễ bị dịch sai khi dùng các công cụ dịch thông thường.
- Sau khi dịch, nhân viên phải mất thêm thời gian để căn chỉnh lại bố cục, vì các công cụ không chuyên thường phá vỡ định dạng Excel.
Giải pháp với ExTrans
ExTrans được đưa vào quy trình theo 3 bước đơn giản:
- Tải file Excel BOM/báo giá lên ExTrans.
- Chọn hướng dịch: Nhật → Việt.
- Tải file kết quả về — bố cục, công thức, màu sắc ô được giữ nguyên hoàn toàn.
ExTrans xử lý đúng các thuật ngữ kỹ thuật nhờ mô hình ngôn ngữ được tối ưu cho nội dung B2B Nhật–Việt. Nhân viên không cần chỉnh sửa thêm sau khi nhận file.
Lợi ích điển hình
- Thời gian xử lý tài liệu giảm rõ rệt so với quy trình dịch thủ công.
- Tỷ lệ lỗi thuật ngữ kỹ thuật giảm đáng kể.
- Nhân viên kỹ thuật tập trung được vào công việc cốt lõi thay vì mất thời gian dịch thuật.
- Chi phí xử lý tài liệu giảm so với thuê ngoài.
"Trước đây mỗi lần nhận file từ đối tác Nhật là cả team lo, vì dịch xong còn phải ngồi căn lại bảng cả tiếng. Giờ upload xong là dùng được luôn, tiết kiệm rất nhiều thời gian."
ExTrans phù hợp đặc biệt với các doanh nghiệp sản xuất có tần suất xử lý tài liệu kỹ thuật cao và yêu cầu độ chính xác thuật ngữ nghiêm ngặt.
