Kịch bản minh họa dựa trên các trường hợp sử dụng thực tế.
Bối cảnh
Công ty phần mềm chuyên nhận dự án outsource từ các khách hàng Nhật Bản. Mỗi sprint, đội dự án phải xử lý: tài liệu đặc tả kỹ thuật (specification), báo cáo tiến độ, biên bản họp và tài liệu test case — tất cả bằng tiếng Nhật.
Developer phải dành một phần thời gian đáng kể mỗi ngày chỉ để đọc và dịch tài liệu, chưa kể thời gian viết báo cáo tiến độ bằng tiếng Nhật gửi về cho khách hàng.
Quy trình trước khi dùng ExTrans
- Nhận file spec tiếng Nhật từ khách hàng.
- Dịch từng đoạn bằng công cụ dịch thông thường — kết quả thường mất toàn bộ bảng, heading do không hỗ trợ định dạng file.
- Nhân viên tốn thêm thời gian format lại sang Word/Excel đọc được.
- Tương tự cho chiều ngược lại: dịch báo cáo tiến độ tiếng Việt sang tiếng Nhật để gửi khách hàng.
Sau khi tích hợp ExTrans
Đội dự án áp dụng ExTrans cho cả 2 chiều:
Nhận tài liệu từ khách hàng Nhật (Nhật → Việt)
File spec Excel/Word từ khách hàng được upload lên ExTrans ngay khi nhận. Trong vài phút, toàn bộ nội dung đã được dịch sang tiếng Việt với bố cục giữ nguyên — developer có thể đọc ngay mà không cần xử lý thêm.
Gửi báo cáo cho khách hàng (Việt → Nhật)
Báo cáo tiến độ viết bằng tiếng Việt, upload ExTrans, nhận bản tiếng Nhật để gửi khách hàng. Chất lượng dịch đủ chuyên nghiệp để giao tiếp B2B.
Lợi ích điển hình
- Thời gian xử lý tài liệu giảm rõ rệt, developer tập trung hơn vào công việc kỹ thuật.
- Tốc độ onboarding thành viên mới vào dự án Nhật tăng lên (không còn rào cản ngôn ngữ ban đầu).
- Khách hàng Nhật hài lòng hơn vì nhận báo cáo đúng format, đúng thuật ngữ IT.
- Tiết kiệm chi phí so với việc thuê thêm PM có tiếng Nhật hoặc outsource dịch thuật.
Lợi thế với tài liệu IT
ExTrans xử lý tốt các thuật ngữ công nghệ phổ biến trong tài liệu IT Nhật–Việt như: バグ (bug), リリース (release), スプリント (sprint), テストケース (test case), 仕様書 (tài liệu đặc tả)... — những thuật ngữ thường bị dịch sai ngữ cảnh khi dùng công cụ dịch thông thường.
"Developer không cần mất thời gian vật lộn với tài liệu tiếng Nhật nữa. Upload xong là đọc được ngay. Đó là thứ team chúng tôi cần."
