Họp Với Đối Tác
Nước Ngoài,
Không Còn Sợ Sót Ý

Một tuần, ba kiểu giọng nói khác nhau

Đội chúng tôi làm dự án với đối tác ở nhiều nước, nên lịch họp trong tuần gần như không lặp lại một "kiểu" nào cả. Thứ Hai có thể là buổi họp với khách hàng Nhật — nói tiếng Anh chậm, rõ, nhưng xen nhiều thuật ngữ chuyên ngành mà chỉ cần chậm một nhịp là hụt cả câu. Thứ Tư đổi sang team ở Úc — tốc độ nói nhanh hơn hẳn, câu cú rút gọn theo kiểu giao tiếp bản xứ, đôi lúc dùng cả tiếng lóng công việc mà chưa từng nghe qua. Cuối tuần lại là cuộc gọi với kỹ sư bên Thái Lan, có đoạn họ trao đổi nhanh với nhau bằng tiếng Thái trước khi quay sang giải thích lại bằng tiếng Anh.

Ba kiểu giọng, ba tốc độ, ba cách diễn đạt khác nhau — nhưng điểm chung là: chỉ cần lơ đãng một chút, hoặc đúng lúc phải ghi chú một ý quan trọng, là mất luôn câu tiếp theo. Và trong một buổi họp dự án, câu bị mất đó rất có thể lại chính là yêu cầu quan trọng nhất.

Nghe kịp câu này, trôi mất câu sau

Vấn đề không nằm ở việc không biết tiếng Anh. Vấn đề là trong một giờ họp có quá nhiều thông tin dồn lại cùng lúc: yêu cầu kỹ thuật, thay đổi so với bản thiết kế cũ, những lưu ý nhỏ về tiến độ, rồi cả những câu chuyện ngoài lề mà đôi khi lại chứa một chi tiết quan trọng được nhắc qua rất nhanh. Tay ghi chú không theo kịp tốc độ nói, đầu thì vừa nghe vừa dịch, vừa cố nhớ — kết quả là chỉ giữ lại được một phần của cuộc họp, còn phần còn lại trông chờ vào trí nhớ.

Có những lần vì hiểu sai một chi tiết tưởng như nhỏ, đến lúc bắt tay làm ra sản phẩm mới phát hiện không đúng ý khách hàng. Lúc đó không chỉ mất công làm lại, mà còn phải xin họp thêm một buổi nữa chỉ để giải thích lại đúng cái mình đã nghe sai từ đầu — vừa mất thời gian của mình, vừa mất thời gian của đối tác.

Truyền đạt lại còn mệt hơn cả lúc họp

Điều khiến mọi thứ mệt hơn nữa là: người ngồi họp không phải lúc nào cũng là người trực tiếp làm ra sản phẩm. Sau mỗi buổi họp, chúng tôi lại phải ngồi gõ lại nội dung, dịch ý sang tiếng Việt, rồi truyền đạt cho kỹ sư không có mặt trong cuộc họp đó. Truyền miệng qua một người thì rất dễ thiếu chi tiết, hoặc vô tình diễn đạt lệch đi so với ý gốc của khách hàng — dù không ai cố ý làm sai, nhưng "tam sao thất bản" là điều gần như không tránh được khi thông tin phải đi qua nhiều người.

Kỹ sư nhận thông tin qua trung gian thì cũng không có cách nào kiểm tra lại xem mình hiểu đúng hay chưa, ngoài việc hỏi lại người đã họp — mà người đó thì cũng chỉ nhớ được đến đâu thôi.

Những gì thay đổi sau khi kỹ sư tự xem video cuộc họp

Không chỉ dừng ở cuộc họp với đối tác nước ngoài